Regulamin zgłoszeń

PROCEDURA PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH

ORAZ PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH 

W URZĘDZIE GMINY KOMORNIKI

 

§ 1. Postanowienia ogólne

1. W wykonaniu obowiązków przewidzianych Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928) ustala się niniejszą procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych.

2. Celem niniejszej procedury jest ustalenie zasad przyjmowania zgłoszeń sygnalistów, ich weryfikacji, podejmowania działań wyjaśniających oraz następczych. 

3. W związku z przyjęciem niniejszej procedury ustala się następujące definicje:

1) kanał zgłoszeń - ustanowiony w Urzędzie Gminy Komorniki bezpieczny i poufny sposób dokonywania zgłoszeń wewnętrznych;

2) organ  – należy przez to rozumieć Wójta Gminy Komorniki;

3) Procedura – należy przez to rozumieć Procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych;

4) Komisja ds. Zgłoszeń Zewnętrznych – należy przez to rozumieć Komisję powołaną zarządzeniem Wójta Gminy Komorniki na podstawie przepisów ustawy o ochronie sygnalistów, do której zadań należy w szczególności przyjmowanie zgłoszenia zewnętrznego, dokonanie wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, w tym ustalenie organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych, rozpatrzenie zgłoszenia w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Urzędu Gminy Komorniki, a także przekazanie zgłoszenia do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu oraz podejmowanie działań następczych a także utrzymywanie kontaktu i przekazywanie informacji w szczególności informacji zwrotnej  Sygnaliście;

5) działanie następcze –  należy przez to rozumieć działanie podjęte przez organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach zewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;

6) działanie odwetowe – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;

7) informacja zwrotna – należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;

8) kontekst związany z pracą - należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;

9) informacja na temat naruszeń – należy przez to rozumieć dowody potwierdzające faktyczne naruszenia, jak również uzasadnione podejrzenia co do potencjalnych naruszeń, których jeszcze nie popełniono; 

10) naruszenie – należy przez to rozumieć działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa;

11) osoba dokonująca zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną lub prawną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z pracą; 

12) osoba, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną  lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się  naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;

13) osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona; 

14) osoba powiązana z sygnalistą - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może  doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny;

15) zgłoszenie wewnętrzne  – należy przez to rozumieć  ustne lub pisemne zgłoszenie przekazanie informacji na temat naruszenia, do którego doszło lub może dojść w wewnątrz podmiotu prawnego/pracodawcy, gdzie osoba zgłaszająca pracuje lub pracowała, lub w innej organizacji, z którą utrzymuje lub utrzymywała kontakt w kontekście wykonywanej pracy; 

16) zgłoszenie anonimowe – należy przez to rozumieć zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości. 

17) zgłoszenie zewnętrzne – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa;

18) sygnalista – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą wskazaną w art. 4 ustawy o ochronie sygnalistów.

 

§ 2. Zgłoszenie zewnętrzne

1. Zgłoszenie zewnętrzne może zostać dokonane do organu publicznego lub Rzecznika Praw Obywatelskich. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez konieczności uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego do podmiotu prawnego, w którym nastąpiło naruszenie. W stosownych przypadkach takie zgłoszenie może zostać przekazane do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

2. Kontakt z Rzecznikiem Praw Obywatelskich możliwy jest poprzez formularz online (w tym w języku migowym) udostępniony na stronie: https://bip.brpo.gov.pl/, poprzez skrzynkę ePUAP (Elektroniczna Skrzynka Podawcza: /RPO/SkrytkaESP) lub na adres email: biurorzecznika@brpo.gov.pl.

4. Zaleca się korzystanie w pierwszej kolejności z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego, jeśli naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu, a według Sygnalisty nie zachodzi ryzyko działań odwetowych. 

5. Każda osoba, która rozważa dokonanie Zgłoszenia ma możliwość uzyskania od Organu poufnej porady. W tym celu należy skontaktować się z sekretarzem pod nr telefonu: 61 8100 643. 

 

§ 3. Ustalone kanały zgłoszeń

1. W celu dokonania zgłoszenia zewnętrznego, Sygnalista korzysta z ustalonego przez Organ następującego kanału zgłoszeń:

elektroniczny system o nazwie „Sygnalizuj.pl”, w ramach którego pod adresem kanal-zewnetrzny-komorniki.sygnalizuj.pl udostępniony został formularz online do składania zgłoszeń zgodnie ze wskazówkami wskazanymi w systemie. Każde zgłoszenie otrzymuje swój indywidualny numer udostępniany Sygnaliście. Dzięki numerowi zgłoszenia Sygnalista otrzymuje wgląd do procesu przyjmowania zgłoszenia oraz podejmowania działań następczych przez Organ. 

2. Organ ustala kanał zgłoszeń zewnętrznych jako kanał niezależny i odrębny od kanałów zgłoszeń wykorzystywanych w ramach zwykłej działalności Organu. Kanał ten zapewnia kompletność, poufność i integralność danych oraz ich zabezpieczenie przed dostępem do osób nieupoważnionych oraz pozwalają na przechowywanie informacji w sposób trwały w celu umożliwienia prowadzenia dalszego postępowania wyjaśniającego. 

3. Zgłoszenia złożone z pominięciem ustalonego w niniejszej Procedurze kanału zgłoszeń, nie będą rozpatrywane na zasadach wskazanych w Procedurze.

 

§ 4. Dokonywanie zgłoszeń zewnętrznych

1. Organ przyjmuje i rozpatruje Zgłoszenia skierowane bezpośrednio do Organu przez Sygnalistę oraz Zgłoszenia skierowane przez Sygnalistę do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innego Organu, które to Zgłoszenia zostały przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub inny Organ przekazane Organowi jako właściwemu do podjęcia działań następczych.

2. Zgłoszenie zawiera:

1) dane Sygnalisty i sposób kontaktu z Sygnalistą;

2) dane osoby, której dotyczy Zgłoszenie;

3) kategorię naruszenia prawa;

4) wszelkie okoliczności wskazujące na naruszenie prawa;

5) informacje, dokumenty oraz inne dowody dotyczące wystąpienia naruszenia prawa lub nieprawidłowości wskazanych w Zgłoszeniu, w tym w szczególności dane świadków naruszenia;

6) miejsce, czas, okres, w którym doszło do naruszenia.

3. Sygnalista przed dokonaniem Zgłoszenia powinien zapoznać się z niniejszą Procedurą oraz klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych, która stanowi załącznik do niniejszej Procedury.

4. Podmiot nie obsługuje zgłoszeń anonimowych.

5. Dane osobowe Sygnalisty, które pozwalają na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.

6. W przypadku, gdy ujawnienie tożsamości sygnalisty jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującej osobie, której dotyczy Zgłoszenie, pkt 5 nie stosuje się. W takiej sytuacji przed dokonaniem ujawnienia tożsamości sygnalisty, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę i przesyła mu w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu lub sądowemu.

7. W celu rozpatrzenia zgłoszenia oraz podjęcia działań wyjaśniających i następczych konieczne może okazać się uzupełnienia przez sygnalistę informacji przekazanych w zgłoszeniu. W takiej sytuacji Podmiot ma prawo skontaktować się z sygnalistą z prośbą o ich uzupełnienie wskazując, jakie informacje są niezbędne.

8. Wzór zgłoszenia stanowi załącznik nr 2 do Procedury.

 

§ 5. Przyjmowanie oraz rozpatrywanie zgłoszeń zewnętrznych

1. W celu przyjmowania, rozpatrywania zgłoszeń, kontaktu z sygnalistą oraz przekazywania zainteresowanym osobom informacji na temat niniejszej Procedury, Organ powoła zespół odpowiedzialny za podejmowanie czynności wobec zgłoszenia zgodnie z przepisami prawa. 

2. Po złożeniu zgłoszenia, sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 (siedmiu) dni od daty otrzymania zgłoszenia.

3. Po otrzymaniu i potwierdzeniu zgłoszenia, Zespół przeprowadza wstępną analizę, oceniając czy przekazana informacja stanowi informację o naruszeniu prawa, a także czy przekazana informacja pozwala na rozpoczęcie postępowania wyjaśniającego. Zespół ma prawo zwrócić się do sygnalisty na każdym etapie weryfikacji zgłoszenia o dodatkowe informacje lub wyjaśnienia, jeśli są one niezbędne do prawidłowej weryfikacji zgłoszenia. Organ odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji w przypadku, kiedy sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub ich przesłanie może zagrozić ochronie jego poufności.

4. Zespół w  pierwszej kolejności weryfikuje, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz dokonuje ustalenia, czy dotyczy naruszeń w dziedzinie, która należy do zakresu działania Organu, a jeżeli nie należy – dokonuje ustalenia organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. 

5. Zespół może odstąpić od rozpatrywania lub przekazania zgłoszenia, jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa. W takiej sytuacji zespół informuje sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia, podając mu ustalenia, jakich dokonano w trakcie wstępnej weryfikacji zgłoszenia.

6. Jednocześnie Zespół odstępując od przekazania zgłoszenia, o którym mowa w § 4 ust. 5, może poinformować sygnalistę, że informacja wskazana przez niego w zgłoszeniu podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych i przekazuje sygnaliście odpowiednie pouczenie w tym zakresie.

7. W przypadku, kiedy po wstępnej weryfikacji zgłoszenia okaże się, że dotyczy informacji o naruszeniu prawa, ale nie należy do zakresu działania, zespół dokonuje ustalenia organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych i przekazuje mu zgłoszenie. Zgłoszenie zostaje przekazane do właściwego organu publicznego w terminie 14 dni od dnia jego dokonania przez sygnalistę, a w uzasadnionych przypadkach nie później niż w terminie 30 dni. W  tym terminie Zespół informuje sygnalistę o przekazaniu zgłoszenia i podaje do jakiego organu publicznego zostało one przekazane.

8. W przypadku, kiedy Zespół ustalił, że Organ jest właściwy do podjęcia działań następczych związanych ze zgłoszeniem, a posiadane dane pozwalają ocenić zgłoszenie jako prawdziwe i wystarczające, aby uznać, że istnieje prawdopodobieństwo naruszenia lub nieprawidłowości przepisów prawa w Podmiocie, zespół rozpoczyna postępowanie wyjaśniające.  

9. Nie później niż w terminie 1 miesiąca od dnia otrzymania żądania od sygnalisty, Organ wydaje sygnaliście zaświadczenie potwierdzające o tym, że sygnalista podlega ochronie zgodnie z przepisami Ustawy.

10. Zespół może odstąpić od rozpatrywania zgłoszenia i przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego tylko w sytuacjach, gdy zgłoszenie jest w sposób oczywisty niewiarygodne lub gdy mimo prób nie udało się uzyskać od sygnalisty niezbędnych informacji do przeprowadzenia postępowania.

11. Organ może w uzasadnionych przypadkach przekazać w trakcie przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego zgłoszenie jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym przez Organ lub innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.

12. Zespół prowadzi postępowanie wyjaśniające samodzielnie, o ile charakter zgłoszenia i przedstawione w nim dowody oraz okoliczności nie wymagają zaangażowania przedstawicieli innych osób. Zespół może skorzystać ze wsparcia niezależnego i bezstronnego eksperta, jeśli jego wiedza i doświadczenie mogą okazać się pomocne przy prowadzeniu działań wyjaśniających. Ekspert może zostać powołany jako członek Zespołu w przypadku, kiedy jest pracownikiem urzędu obsługującego Organ. W takim wypadku Podmiot upoważnia eksperta do prowadzenia działań wyjaśniających na piśmie oraz zobowiązuje go do zachowania poufności w zakresie uzyskanych danych osobowych i informacji, także po zakończeniu prowadzenia działań wyjaśniających W przypadku, gdy Ekspert nie jest pracownikiem urzędu obsługującego Organ, nie jest on członkiem Zespołu i nie mogą być mu udostępniane dane osobowe wskazane w zgłoszeniu, ani żadne informacje pozwalające na ustalenie tożsamości sygnalisty, czy osób wskazanych w zgłoszeniu. W takim wypadku ekspert pełni jedynie funkcję doradczą. 

13. W przypadku, gdy w skład Zespołu wchodzi osoba, której dotyczy zgłoszenie, zostaje ona wyłączona z procesu rozpatrywania zgłoszenia, które jej dotyczy. Każdy członek Zespołu  zobowiązany jest poinformować o okolicznościach go wyłączających lub mających wpływ na jego obiektywność i bezstronność. W wypadku wyłączenia członka Zespołu Podmiot wyznaczy i upoważni inną osobę do rozpatrzenia zgłoszenia, jeśli inni członkowie Zespołu nie będą w stanie rozpatrzyć zgłoszenia.

14. Zespół, prowadząc postępowanie wyjaśniające, działa zgodnie z zasadami uczciwości, bezstronności i poufności oraz zasadami określonymi w niniejszej Procedurze, a takżezgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928). 

15. Zespół chroni sygnalistę, podejmując działania mające na celu zapobieżenie ujawnieniu jego tożsamości osobom trzecim oraz wszelkim formom działań, takim jak nierówne traktowanie, mobbing czy prześladowanie. Ochrona ta obejmuje także osoby bliskie sygnaliście, powiązane z sygnalistą czy pomagające mu dokonać zgłoszenia.

16. Zespół sporządza notatkę służbową z każdego spotkania, a wyjaśnienia i informacje uzyskane od wezwanych osób są zapisywane w protokole.

 

§ 6. Podejmowanie działań następczych

1. Po rozpatrzeniu zgłoszenia i przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego Zespół podejmuje działania następcze bądź odstępuje od nich w przypadku, kiedy zgłoszenie okaże się niezasadne oraz przekazuje sygnaliście informacją zwrotną o planowanych lub podjętych działaniach następczych oraz powody podjęcia tych działań. Informacja zwrotna przekazywana jest nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia wpływu zgłoszenia, a w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, w terminie 3 miesięcy od upływy 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia. 

2. W uzasadnionych przypadkach, kiedy stopień skomplikowania, złożoność oraz charakter zgłoszenia będzie tego wymagał, Zespół może wydłużyć termin przekazania informacji zwrotnej sygnaliście wskazany w § 5 pkt 1, nie dłużej niż do 6 miesięcy od dnia dokonania zgłoszenia oraz po poinformowaniu sygnalisty o przedłużeniu tego terminu przez upływem terminu wskazanym  w § 5 pkt 1. Organ informuje również sygnalistę o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia.

3. Organ może nie podejmować działań następczych w przypadku, kiedy Organ otrzymał już zgłoszenie dotyczące tej sprawy od tego samego lub innego sygnalisty, a nowe zgłoszenie nie zawiera żadnych nowych i istotnych informacji w porównaniu ze wcześniejszym zgłoszeniem. O niepodjęciu działań następczych Organ informuje sygnalistę, podając mu uzasadnienie niepodjęcia działań następczych, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty. Zespół odnotowuje jednakże ten fakt w rejestrze zgłoszeń.

4. Zespół sporządza notatkę służbową z każdego posiedzenia, natomiast wyjaśnienia i informacje udzielone przez osoby wezwane są zapisywane w protokole. Zarówno notatka służbowa, jak i protokół są dokumentami objętymi zasadami poufności.

5. Po zakończeniu czynności wyjaśniających Zespół podejmuje decyzję co do podjęcia działań następczych bądź odstąpienia od nich w przypadku, kiedy zgłoszenie okaże się niezasadne. 

6. W ramach działań następczych Zespół może zalecić i podjąć konkretne działania naprawcze lub dyscyplinarne. W szczególności może polegać ono na wszczęciu dodatkowego postępowania wyjaśniającego, kontroli lub postępowania administracyjnego, ale również wniesienie oskarżenia, powództwa czy innych działań mających na celu odzyskanie środków finansowych. 

7. Zadaniem Zespołu jest również przedstawienie środków zaradczych, które mają na celu wyeliminowanie podobnych naruszeń prawa w przyszłości. 

8. Jeśli Zespół składa się z kilku osób, decyzje co do działań następczych oraz środków zaradczych podejmowane są zwykłą większością głosów. W przypadku równości głosów, ostateczne rozstrzygnięcie sprawy należy do przewodniczącego Zespołu.

9. Jeśli Zespół składa się z kilku osób, decyzje co do działań następczych oraz środków zaradczych podejmowane są zwykłą większością głosów. W przypadku równości głosów, ostateczne rozstrzygnięcie sprawy należy do przewodniczącego Zespołu.

10. Organ bez zbędnej zwłoki przekazuje właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu w celu prowadzenia działań następczych.

11. W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej sygnalista powinien podać adres do kontaktu. W przeciwnym razie Organ odstępuje od realizacji następujących obowiązków:

1) potwierdzenia otrzymania zgłoszenia;

2) poinformowania sygnalisty o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia i podania ustaleń ze wstępnej weryfikacji;

3) poinformowania sygnalisty o przekazaniu zgłoszenia do właściwego organu publicznego;

4) wydania sygnaliście zaświadczenia o przyznanej sygnaliście ochronie;

5) poinformowania sygnalisty o niepodjęciu działań następczych i jego uzasadnieniu;

6) przekazania sygnaliście informacji zwrotnej.

12. W przypadku zgłoszenia anonimowego Organ odstępuje od:

1) potwierdzenia otrzymania zgłoszenia;

2) poinformowania sygnalisty o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia i podania ustaleń ze wstępnej weryfikacji;

3) poinformowania sygnalisty, że objęta zgłoszeniem informacja podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych;

4) wydania sygnaliście zaświadczenia o przyznanej sygnaliście ochronie;

5) poinformowania sygnalisty o niepodjęciu działań następczych i jego uzasadnieniu;

6) przekazania sygnaliście informacji zwrotnej.

 

§ 7. Prowadzenie rejestru zgłoszeń

1. Zespół zobowiązany jest do prowadzenia rejestru każdego zgłoszenia. 

2. Dane osobowe oraz pozostałe informacje zawarte są w rejestrze przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

3. Rejestr zgłoszeń zawiera:

1) numer zgłoszenia;

2) przedmiot naruszenia;

3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;

4) adres do kontaktu sygnalisty;

5) datę dokonania zgłoszenia;

6) informację o podjętych działaniach następczych;

7) informację o niepodejmowaniu dalszych działań w przypadku, o którym mowa w § 5 pkt 3;

8) informację o wydaniu zaświadczenia, o którym mowa w § 4 pkt 9;

9) datę zakończenia sprawy, szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona, oraz kwoty odzyskane w wyniku Zgłoszenia, jeśli Organ posiada te dane.

4. Wzór rejestru stanowi załącznik nr 3 do Procedury.

 

§ 8. Ochrona sygnalisty i innych osób

1. Zakazane jest podejmowania jakichkolwiek działań bądź groźby czy próby takich działań odwetowych zmierzających do utrudnienia sygnaliście, osobie powiązanej z sygnalistą lub osobie, która pomogła sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia pracy, pogorszenia warunków pracy, dyskryminacji bądź innego rodzaju zachowań będących przejawem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonaniem przez sygnalistę zgłoszenia w dobrej wierze.

2. Zespół ponosi odpowiedzialność za poufność dokonanego zgłoszenia oraz jest obowiązany do właściwego reagowania na wszelkie przejawy działań odwetowych oraz ujawnienie tożsamości sygnalisty.

3. Osoby wskazane w § 7. ust. 1 powyżej uprawnione są do niezwłocznego powiadomienia Zespołu o działaniach odwetowych skierowanych przeciwko nim oraz ujawnieniu ich tożsamości.

4. Sygnalista oraz osoby wskazane w § 7. ust. 1 powyżej, wobec których dopuszczono się działań odwetowych mają prawo do:

1) odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłoszone do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub

2) zadośćuczynienia.

5. Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia prawa innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

6. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do:

1) odszkodowania lub 

2) zadośćuczynienia 

za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

 

§ 9. Przetwarzanie danych osobowych

1. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenia jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba, że za wyraźną zgodą sygnalisty.

2. Dane osobowe przetwarzane są tylko w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Te dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane, tj. nie później niż w ciągu 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

3. Dane osobowe usuwane są w terminie 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

 

§ 10. Postanowienia końcowe

1. Co najmniej raz na 3 lata Organ dokonuje przeglądu niniejszej procedury zgłoszeń.

2. Za każdy rok kalendarzowy Organ sporządza sprawozdania zawierające dane statystyczne dotyczące zgłoszeń obejmujące liczbę przyjętych zgłoszeń, liczbę postępowań wyjaśniających i postępowań wszczętych w wyniku przyjętych zgłoszeń zewnętrznych oraz informacje na temat wyniku tych postępowań oraz szacunkową szkodę majątkową, jeśli została stwierdzona, oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia, o ile Organ posiada te dane. Dane statystyczne nie obejmują danych osobowych oraz informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Sprawozdania to przekazywane jest Rzecznikowi Praw Obywatelskich w terminie do 31 marca roku następującego po roku, za jaki sprawozdanie jest sporządzane.

3. Niniejsza procedura oraz link do formularza elektronicznego dedykowanego zgłaszania naruszeń systemu Sygnalizuj.pl. udostępniana jest na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Gminy Komorniki.